[ostatnia aktualizacja: 07.02.2021r.]
Zmiany w ustawie o transporcie drogowym, wymuszone przez dostosowanie aplikacji przewozowych do rynku przewozów taxi, spowodowały wprowadzenie takiego rozwiązania jak kasa wirtualna. W dalszej części artykułu postaramy się przybliżyć czym jest wirtualna kasa fiskalna i kto może jej obecnie używać.
Czym jest kasa wirtualna?
Kasa wirtualna to oprogramowanie (software) w formie aplikacji na telefon lub tablet. Nie jest więc tym samym czym kasa on-line. Urządzenie w postaci sprzętowej kasy on-line jest podobne do kasy drukującej paragony z kopią elektroniczną, z tą różnicą, że kasa on-line przesyła w czasie rzeczywistym dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas, skąd następnie trafiają do Ministerstwa Finansów. Dzieje się to za pomocą wbudowanego modułu GSM i karty SIM.
W przypadku używania kasy wirtualnej, telefon nie umożliwia bezpośredniego wydruku, więc paragon jest generowany w formie elektronicznej i jest przesyłany na adres e-mail klienta lub drukowany za pomocą innego urządzenia. Transakcje trafiają tak samo, jak w przypadku kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas.
Kto może korzystać z kas wirtualnych?
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. poz. 965), mówi, że wirtualna kasa online może być stosowana w odniesieniu do:
- usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875);
- usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
- usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
- usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
- usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);
W tym artykule skupiliśmy się na przewozach osób w transporcie drogowym, lecz kasa wirtualna jest też dopuszczalna w w niektórych rodzajach usług gastronomicznych, hotelarskich, transporcie pasażerskim morskim czy lotniczym. Tutaj możesz zapoznać się z całością rozporządzenia.
Od kiedy można korzystać z kas wirtualnych?
Od 1 czerwca, a dla niektórych branż od 1 lipca 2020 r. można już używać kas wirtualnych. Problem w tym, że do niedawna nie było ani jednej zatwierdzonej aplikacji, którą można by rejestrować sprzedaż.
Bolt i Uber jako pierwsi z kasami wirtualnymi
Bolt jako pierwszy (22 grudnia 2020 r.) pochwalił się aplikacją posiadającą certyfikat GUM – Głównego Urzędu Miar. Jest to kasa, która powstała we współpracy z firmą Novitus o nazwie Novitus SFD-1. Dostęp do niej uzyskali wszyscy partnerzy flotowi oraz kierowcy jeżdżący na jednoosobowej działalności gospodarczej. Fiskalizacji dokonuje się przez połączenie z Centralnym Repozytorium Kas, poprzez podanie kodu partnera i tokena eKasy.
Jak szacuje Bolt, jeden paragon zajmuje ok. 13 kB pamięci, co przy 5000 paragonów przekłada się na 62,4 MB potrzebnego dostępnego miejsca na urządzeniu. Istnieje możliwość zarejestrowania więcej niż jednej kasy wirtualnej. Aplikacja nie musi się znajdować na tym samym urządzeniu co aplikacja Bolt Driver, nie musi też być w pojedzie. eKasa może obsługiwać wielu kierowców (tego samego partnera), jednak ważne, żeby podczas wykonywania przez kierowców kursów urządzenie, na którym jest zainstalowana, było włączone i połączone z Internetem. Raporty dobowe są generowane automatycznie o godz. 23:59, nie ma zatem konieczności ich ręcznego generowania.
Co ważne raz zainstalowanej aplikacji eKasy nie można jej tak po prostu odinstalować, wymaga to zgłoszenia się z urządzeniem do urzędu skarbowego, w celu wykonania kopii pamięci. Aplikacja jest zarejestrowana na konkretnym telefonie lub tablecie (powiązanie z nr IMEI), więc ewentualna zmiana urządzenia wymaga wyrejestrowania kasy i wykonania kopii zapasowej pamięci w urzędzie skarbowym.
28 grudnia 2020 r. została też zatwierdzona kasa wirtualna Ubera, która powstała we współpracy z firmą Elzab. Tak naprawdę są to dwie wersje kas wirtualnych. Pierwsza do zainstalowania na komputerze z systemem Windows – oznaczona jako Elzab KW1 oraz Elzab KWa, czyli aplikacja z przeznaczeniem na system Android. Oprogramowanie można połączyć z drukarką paragonową i drukować również fizyczne paragony.
Wymagania sprzętowe kas wirtualnych Elzab((instrukcja obsługi ELZAB KW1 oraz ELZAB KW1a)):
ELZAB KW1
- SYSTEM OPERACYJNY: MS Windows 10 (64-bitowy)
- PROCESOR: Intel® Celeron J1900 quad-core 2.0 GHz
- PAMIĘĆ RAM: min. 4 GB
- KARTA GRAFICZNA: Intel HD Graphics/Intel Atom SoC integrated
- WOLNE MIEJSCE NA DYSKU: min. 4 GB
ELZAB KW1a
- SYSTEM OPERACYJNY: Android 6.0 lub wyższy
- PAMIĘĆ RAM: min. 2 GB
- WOLNE MIEJSCE NA DYSKU: min. 500 MB
Jakie wymagania dla aplikacji e-Kasy?
Bolt i Uber to jak na razie jedyne firmy w Polsce posiadające kasy wirtualne z certyfikatem GUM. Minimalne wymagania techniczne dla sprzętu, na którym instalujemy kasę Bolt to system Android 5.0 lub nowszy. Nie zaleca się instalacji na urządzeniu Huawei P8 Lite (i podobnie wiekowych modeli), a także na urządzeniach Xiaomi, gdyż mogą wystąpić błędy w działaniu.
Natomiast jeśli chodzi o wymogi techniczne, które musi spełniać aplikacja, aby była dopuszczona do użytku przez GUM, to określa je załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26maja 2020r. (poz.957) (str.12).
Czy koszt wirtualnej kasy jest pokrywany przez urząd skarbowy?
Nie, koszt trzeba pokryć we własnym zakresie. Nie obowiązuje tutaj zwrot w wysokości 700 zł, jak ma to miejsce w przypadku zakupu kasy sprzętowej. Bolt za używanie swojej eKasy pobiera 5,50 zł tygodniowo, pod warunkiem, że kierowca w danym tygodniu wykona co najmniej 1 kurs. Natomiast od partnerów Ubera zostaną pobrane 3 grosze netto za każdy paragon.((https://blog.bolt.eu/pl/ekasa-bolt-uzyskala-homologacje-gum/))((https://www.podatki.biz/artykuly/kategorie-podatnikow-mogacych-stosowac-kasy-wirtualne_56_46401.htm))